Cómo conocer los gastos de nuestro negocio.

En primer lugar, es imprescindible que nuestra información contable esté actualizada y muestre la realidad del negocio. Los datos deben ser fiables para la toma de decisiones y ello solo es posible mediante un sistema de información contable actualizado. Para ello, existen diferentes sistemas ERP en el mercado, que nos permitirán automatizar la carga y la clasificación de los datos.

En segundo lugar, debemos conocer la naturaleza de todos los gastos de nuestra empresa. Para ello, debemos diferenciar entre gastos variables y gastos fijos.

Los gastos variables son aquellos que están directamente vinculados con el volumen de actividad de nuestra empresa. Por ejemplo: materia prima, mano de obra directa, transporte y distribución, etc.

Los gastos fijos son los que se producen independientemente del volumen de ventas de la empresa, véase: alquileres, seguros, suministros, nóminas, etc.

Cómo controlar los gastos de nuestra empresa.

Una vez tengamos los gastos actualizados y clasificados, podremos implantar un sistema de control de gastos que constará de los siguientes pasos:

• Se revisarán todos los gastos para distinguir cuáles son imprescindibles y cuáles son superfluos, y procederemos a prescindir de estos últimos.

• A su vez, buscaremos alternativas menos costosas para aquellos gastos que sean susceptibles de ello. Una de las estrategias para disminuir el gasto podría ser la negociación con los proveedores actuales o la búsqueda de nuevos proveedores para el mismo tipo de servicio o producto a menor precio.

• Habrá gastos que se produzcan de manera periódica y otros de manera puntual, y deberemos ser capaz de distinguirlos. Para ello, habrá que llevar un seguimiento de los gastos con el fin de periodificar aquellos que no sean constantes para así anticiparnos a ellos independientemente de cuándo se produzca el pago.

• Por último, es conveniente dotar una provisión cuando existan gastos originados en el mismo ejercicio o en el anterior, pérdidas o deudas cuyo importe es conocido o se puede estimar con facilidad. De esta manera, nos aseguraremos de que en el momento en el que tengamos que hacer frente a esos gastos contaremos con los recursos suficientes. Un ejemplo de ello serían obligaciones derivadas de litigios en curso, por indemnizaciones o por deudas tributarias.